Gia phả xưa viết bằng chữ Hán, chữ Nôm đã dùng những từ riêng để chỉ thế thứ của từng đời như Cao Tổ, Tằng Tổ, Viên Tổ Khảo, Tổ Khảo, Viên Tổ Tỷ, Tổ Tỷ,v.v… mà ngày nay ít ai còn hiểu rõ (giải thích ở đoạn sau).

Gia phả tân biên theo thể thức mới về các thập niên sau này đã sắp xếp thế thứ của từng đời theo diễn biến phát sinh của những con số, thậm chí, dùng cả mã số để chỉ rõ đời một người trong Tông Tộc như thế nào. Đây cũng là một hình thức của khoa học thông kê.

Cách bố cục của Gia phả xưa thường do theo trí năng, ghi lại những gì còn nhớ được, không theo quy cách nào. Gia phả ngày nay, sắp xếp những dữ kiện xưa lại có hệ thông hơn Gia phả ngày nay cần theo nguyên tắc chung với phương pháp dung hợp ứng dụng để thực hiện một tác phẩm đầy đủ.

Gia phả gồm có cá phần mục kể sau:

1. PHẦN CHÍNH

  • Dẫn nhập (Lời mở đầu của người lập phả, cũng có thể là “huấn lệnh” của Tộc Trưởng).
  • Biên ghi truyền thuyết tổ tông (nếu có) và diễn tiến của những chuyển đổi thiên cư…
  • Kế truyền xuống (descendance) của Tông chi tức là Tộc hệ. phần này chép tên tuổi, thân thế tóm lược, kèm theo hình từng người và phả đổ của từng đời (nếu có lập ra một chi họ riêng).
  • Ghi thêm những đoạn tiểu dẫn, biến cố thời cuộc, bản đồ nơi phần mộ, hình chụp mộ phần, nhà thờ hoặc thêm bản đồ vị trí nơi định cư phát triển chi nhánh họ

2. PHẦN PHỤ LỤC

  • Việc giỗ kỵ hàng năm (ghi rõ sử dụng tiền giỗ quẩy như thế nào: con cháu góp lại, hay là người thừa tự dùng của hương hoả.v.v.. Các vấn đề hương hoả đề cập ở đoạn cuối tập này.)
  • Nói rõ về Nhà thờ, phần mộ và cách sử dụng của hương hoả, có hay không mua hậu (xem GIA LỄ XƯA NAY)
  • Kỵ điền: Rượng, vườn sinh lợi dùng làm giỗ như thế nào, ở đâu? Bản đồ vị trí và những chi tiết khai thác (cho mướn lấy tiền hay cho con cháu trồng trọt nộp hoa lợi cho nhà thờ….)
  • Các giỗ chính trong năm
  • Các bài văn khấn (tham khảo GIA LỄ XƯA VÀ NAY)

3. PHỤ BIÊN

  • Thông kê danh mục tác phẩm văn học, tài sản cơ nghiệp (cách sử dụng điều hành các loại tài sản này).
  • Đời người, ở phần này có thêm công nghiệp và ảnh hưởng thế nào đến phong tục tập quán, làng mạc.
  • Dư luận người đời, báo chí, sách vở đã nhận định, viết về người ấy như thế nào (trích dẫn, ảnh chụp các tư liệu có liên hệ)…

Cách biên ghi theo từng đời có thể thêm những chi tiết kể sau:

  1. Tên bao gồm tên huý (tên trong giấy khai sinh) cùng các tên tự, hiệu, thuỵ. Có thể kèm thêm tên tiếng nước ngoài hay chứ Hán các tên nêu trên nếu muốn.
  2. Thế thứ, đẳng cấp Tộc họ, các đời trước, nếu căn cứ theo người lập phả thì dùng chữ Hán như Cao Tổ, Tằng tổ khảo v.v.. hoặc theo cách xưng hô đại chúng nhứ Kỵ Nội, Cụ Nội, Ông nội v.v… nhưng muốn dễ hiểu hơn và tránh ự sắp xếp lại thứ bậc về đời các ông của các đời sau thì sắp xếp từng đời theo diễn tiến của con số. Ông Tổ khai sáng Tông tộc thì đề chức vị là Sơ Tổ hay Tiên Tổ, kế tiếp xuống là đời 1, đời 2, đời 3, viết tắt là Đ.1, Đ.2,Đ.3…

Kèm theo tên và ngày sinh, năm sinh theo âm lịch và dương lịch. Âm lịch xưa còn theo niên đại của Triều đình.

  • Cách dùng mã số: Mỗi đời và mỗi người có một mã số riêng, được sắp xếp theo thế thứ của từng đời liên hệ: thí dụ 13112321.

Giải thích từng con số, tính từ trái qua phải thì:

Số 1 là con số chỉ con trưởng của vị Sơ Tổ        (Đời 1)

-3 là con thứ ba của đời 1                                   (Đời 2)

-1 là con trưởng của đời 2                                   (Đời 3)

-1 là con trưởng của đời 3                                   (Đời 4)

-2 là con thứ nhì của đời 4                                   (Đời 5)

-3 là con thứ ba của đời 5                                     (Đời 6)

-2 là còn thứ nhì của đời 6                                    (Đời 7)

– 1 là con trưởng của đời 7                                    (Đời 8)

Đây là cách ghi mã số trước tên để chỉ rõ vị trí trong Tông chi, mà họ Dương đã áp dụng trong Dương tộc thế phả gốc Lạng sơn.

Các thẻ liên quan: Gia phả, Kiến thức gia phả, Tân biên